Area "SEGRETERIA GENERALE E ORGANIZZATIVA"

Responsabile dell'Area: dott.ssa Lorenza Moresco - Segretario Generale

Le principali funzioni affidate all'Area sono:

Segreteria organizzativa, archivio, protocollo, spedizioni e notifiche:

  • Cura il collegamento con la sede comunale per consegna e prelevamento del corriere in arrivo/partenza; spoglio, registrazione e segnatura del corriere in arrivo.
  • Gestisce il protocollo generale informatizzato, unitario (AOO - Area Operativa Omogenea unica) ma decentrato presso le varie strutture in relazione a ciascuna attribuzione; supervisiona il catalogo informatizzato dei procedimenti denunciati informaticamente dalle varie strutture, della tipologia di pratiche derivate dai procedimenti, della loro codifica in relazione all’aggiornamento del “Titolario d’archivio”; verifica l’esistenza di documentazione precedente, controlla le anomalie e, se necessario, crea pratiche ed eventuali collegamenti di riferimento per le pratiche.
  • Cura l'aggiornamento e denominazione delle tipologie di pratiche in relazione alle attribuzioni delle strutture.
  • Provvede alla scannerizzazione della documentazione in entrata e alla distribuzione del corriere in arrivo.
  • Provvede all'aggiornamento annuale del documento programmatico sulla sicurezza dei dati trattati informaticamente, in collaborazione con l’Unità Operativa Sistema Informativo comunale.
  • Provvede alla spedizione della corrispondenza, previa verifica della convalida informatica del documento debitamente consolidato dalla struttura che lo predisposto.
  • Cura la denominazione e gestione del repertorio unitario delle pratiche, e dei collegamenti tra le stesse.
  • Cura la tenuta dell’archivio corrente, con sovrintendenza sugli archivi che, riguardando attività di esclusiva competenza delle varie strutture, sono decentrati presso le stesse, con verifica dei richiami alle pratiche relazionate ad altre aventi diversa collocazione di archiviazione, garantendo che non si formino duplicati delle stesse pratiche.
  • Cura la tenuta dell’archivio di deposito, l'inventariazione degli atti da conferire allo stesso, previa acquisizione di dichiarazione dell’Ufficio competente quale “affare esaurito” della relativa documentazione, in conformità alle disposizioni normative vigenti.
  • Cura la procedura di scarto per il passaggio all’archivio storico.
  • Tenuta dell’archivio storico, secondo le vigenti disposizioni della Legge Provinciale in materia archivistica.
  • Attività di studio, di ricerca e di valorizzazione, in relazione ai materiali presenti nell’archivio storico.
  • Conserva raccolte di leggi, decreti, regolamenti e riviste amministrative non di competenza di altri uffici.
  • Provvede al servizio di notifiche e consegna degli atti, con tenuta dei relativi registri.
  • Cura la pubblicazione degli atti all’Albo pretorio con tenuta dei relativi registri informatizzati.
  • Cura le attività connesse all'apertura e chiusura degli uffici, ai servizi di centralino e portineria.
  • Tiene la raccolta degli accordi amministrativi tra enti pubblici, dei patti parasociali e dei contratti di servizio.
  • Cura la promozione e attivazioni di progetti di servizio civile nazionale e provinciale
  • all'interno della struttura comunale.

Segreteria generale:

  • Provvede all’espletamento dei compiti inerenti al funzionamento della Giunta comunale, del Consiglio comunale e delle sue articolazioni, supportando altresì i singoli componenti i collegi per consentire l’esplicazione del mandato istituzionale. Assicura anche il necessario supporto all’attività del Presidente del Consiglio, della Conferenza dei Capigruppo e delle Commissioni consiliari.
  • Cura le incombenze connesse con la pubblicazione delle deliberazioni, il loro invio ai Capigruppo e agli uffici competenti, la loro raccolta e archiviazione.
  • Cura la redazione e raccolta dei verbali delle adunanze del Consiglio comunale e atti relativi.
  • Cura la raccolta e archiviazione dei decreti del Sindaco e delle determinazioni.
  • Tiene la raccolta di interpellanze e interrogazioni e relative risposte.
  • Appronta le misure organizzative volte ad assicurare l’uniforme applicazione delle norme nell’attività degli organi deliberanti e cura la verbalizzazione delle adunanze degli organi collegiali dell’Ente.
  • Provvede alla riproduzione di atti di cui la Segreteria Generale detiene le raccolte originali.
  • Provvede alla liquidazione di gettoni di presenza e spese dei Consiglieri comunali.

Affari legali:

  • Provvede alla tutela dei diritti e degli interessi del Comune in qualsiasi sede e forma, curando i rapporti con gli avvocati incaricati della rappresentanza e difesa legale dell'Amministrazione.
  • Cura il rimborso delle spese legali sostenute da amministratori per la propria difesa, secondo quanto previsto dalla normativa in materia.

Segreteria del Sindaco e comunicazione:

  • Cura le attività di segreteria del Sindaco con tenuta degli appuntamenti, attività di Gabinetto e gestione della relativa corrispondenza.
  • Espleta le attività conseguenti alle funzioni attribuite al Sindaco non riconducibili nell’ambito di specifici servizi.
  • Cura l'organizzazione e il protocollo del cerimoniale e delle spese di rappresentanza nelle manifestazioni a carattere istituzionale che si svolgono in città e l'eventuale presenza del Gonfalone.
  • Tiene l'evidenza e la raccolta di informazioni per le risposte ad interrogazioni e interpellanze di consiglieri comunali.
  • Cura la comunicazione pubblica ed i comunicati stampa.
  • Collabora con l'Unità operativa Sistema Informativo comunale alla valorizzazione del sito internet comunale per le informazioni relative agli atti amministrativi, ai servizi ed alle iniziative comunali, al bollettino e newsletter.
  • Cura la redazione e pubblicazione del Notiziario.

Affari demografici, elettorali e statistici:

  • Ufficio relazioni con il pubblico (Sportello ai cittadini)
  • attività diretta prevalentemente a contatto con il pubblico, finalizzata al rilascio di certificazioni varie (fra cui certificati di residenza, stato famiglia e cittadinanza)
  • attività di raccolta sistematica dell’insieme delle notizie concernenti le famiglie e le convivenze di persone residenti nel Comune ovvero persone senza fissa dimora che hanno stabilito nel Comune il proprio domicilio
  • rilascio carte d’identità
  • aggiornamento dei registri della popolazione residente e A.I.R.E.
  • aggiornamento indirizzo delle patenti di guida e dei libretti di circolazione a seguito cambio di residenza o abitazione
  • attribuzione del codice fiscale ai neonati residenti
  • autenticazioni di firme e copie
  • dichiarazioni sostitutive di atto notorio
  • funzioni di consulenza tecnico-giuridica agli uffici circoscrizionali in materia di anagrafe
  • attività connesse agli accertamenti e alle verifiche necessarie per la formazione delle liste di leva e dei ruoli matricolari
  • attività connesse alla verifica dei requisiti e delle procedure destinate ad assicurare l’esercizio del diritto elettorale
  • aggiornamento liste elettorali (iscrizioni, cancellazioni e cambi di sezione)
  • preparazione e organizzazione delle consultazioni elettorali e referendarie
  • tenuta dei vari albi prescritti dalla legge (albo giudici popolari, albo presidenti di seggio e scrutatori)
  • gestione dei servizi cimiteriali in rapporto con il soggetto affidatario e rilascio delle relative concessioni di sepoltura
  • Tenuta dei registri di stato civile (nascite, matrimoni, morti, cittadinanze)
  • Rilascio di certificazioni varie (fra cui certificati ed estratti di nascita, matrimonio e morte)
  • Adempimenti prescritti dal vigente ordinamento (assunzione dichiarazioni di nascita, pratiche per riconoscimenti, adozioni, cambiamento di prenomi o cognomi, pubblicazioni di matrimonio, atti di matrimonio, atti di cittadinanza, atti di morte).

Personale

Orario per il pubblico
  • dal lunedi al venerdi: 9.00 - 12.30
  • telefono : 0464 573856
  • mail: info@comune.rivadelgarda.tn.it
  • PEC: comune.rivadelgarda.tn.it@cert.legalmail.it

Posizione nell'organigramma

Martedì, 03 Dicembre 2013 - Ultima modifica: Lunedì, 05 Agosto 2019

Questionario di valutazione

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