Area Segreteria Generale e Organizzativa

Le principali funzioni affidate all'Area sono:
Segreteria organizzativa, archivio, protocollo, spedizioni e notifiche:

• Cura il collegamento con la sede comunale per consegna e prelevamento del corriere in arrivo/partenza; spoglio, registrazione e segnatura del corriere in arrivo;
• Gestisce il protocollo generale informatizzato, unitario (AOO - Area Operativa Omogenea unica) ma decentrato presso le varie strutture in relazione a ciascuna attribuzione;
• Supervisiona il catalogo informatizzato dei procedimenti denunciati informaticamente dalle varie strutture, della tipologia di pratiche derivate dai procedimenti, della loro codifica in relazione all’aggiornamento del “Titolario d’archivio”;
• Verifica l’esistenza di documentazione precedente, controlla le anomalie e, se necessario, crea pratiche ed eventuali collegamenti di riferimento per le pratiche;
• Cura l'aggiornamento e denominazione delle tipologie di pratiche in relazione alle attribuzioni delle strutture;
• Provvede alla scannerizzazione della documentazione in entrata e alla distribuzione del corriere in arrivo;
• Provvede all'aggiornamento annuale del documento programmatico sulla sicurezza dei dati trattati informaticamente, in collaborazione con l’Unità Operativa Sistema Informativo comunale;
• Provvede alla spedizione della corrispondenza, previa verifica della convalida informatica del documento debitamente consolidato dalla struttura che lo predisposto;
• Cura la denominazione e gestione del repertorio unitario delle pratiche, e dei collegamenti tra le stesse;
• Cura la tenuta dell’archivio corrente, con sovrintendenza sugli archivi che, riguardando attività di esclusiva competenza delle varie strutture, sono decentrati presso le stesse, con verifica dei richiami alle pratiche relazionate ad altre aventi diversa collocazione di archiviazione, garantendo che non si formino duplicati delle stesse pratiche;
• Cura la tenuta dell’archivio di deposito, l'inventariazione degli atti da conferire allo stesso, previa acquisizione di dichiarazione dell’Ufficio competente quale “affare esaurito” della relativa documentazione, in conformità alle disposizioni normative vigenti;
• Cura la procedura di scarto per il passaggio all’archivio storico;
• Conserva raccolte di leggi, decreti, regolamenti e riviste amministrative non di competenza di altri uffici;
• Provvede al servizio di notifiche e consegna degli atti, con tenuta dei relativi registri;
• Cura la pubblicazione degli atti all’Albo pretorio con tenuta dei relativi registri informatizzati;
• Cura le attività connesse all'apertura e chiusura degli uffici, ai servizi di centralino e portineria;
• Tiene la raccolta degli accordi amministrativi tra enti pubblici, dei patti parasociali e dei contratti di servizio;
• Cura la promozione e attivazioni di progetti di servizio civile nazionale e provinciale all'interno della struttura comunale;

Segreteria generale:

• Il personale assegnato all'Area Segreteria supporta il Segretario Generale, in qualità di Responsabile della prevenzione della corruzione e Responsabile della Trasparenza, nell'assolvimento degli adempimenti previsti in materia di prevenzione della corruzione e di trasparenza;
• Supporta il Segretario generale nello svolgimento dei controlli di competenza e assolve alla funzione ausiliaria del Segretario generale in ogni altra attività che la legge, lo statuto e i regolamenti dell'Ente attribuiscono al Segretario generale;
• Cura la redazione di modifiche e revisioni allo Statuto comunale e ai suoi regolamenti di attuazione;
• Provvede alla attività relative alla partecipazione e consultazione dei cittadini all’amministrazione del Comune;
• In materia societaria, cura le partecipazioni comunali per ciò che attiene alle procedure amministrative per la costituzione di nuove società e per l’adesione a società già costituite; fornisce supporto ai servizi di merito rispetto agli adempimenti amministrativi relativi ai disciplinari di affidamento del servizio; segue gli aumenti di capitale, i conferimenti e le fusioni; cura le cessioni azionarie gestendo le procedure di evidenza pubblica; cura gli adempimenti in materia di trasparenza per quanto attiene ai dati delle società e relativi amministratori nonché quelli di connessi all'attività di controllo sulle società da parte del Ministero delle Finanze e Corte dei Conti;
• Fornisce supporto ai servizi di merito rispetto agli adempimenti amministrativi relativi alle convenzioni per lo svolgimento di funzioni e servizi in modo coordinato e accordi per forme collaborative intercomunali in genere;
• Provvede all’espletamento dei compiti inerenti al funzionamento della Giunta comunale, del Consiglio comunale e delle sue articolazioni, supportando altresì i singoli componenti i collegi per consentire l’esplicazione del mandato istituzionale. Assicura anche il necessario supporto all’attività del Presidente del Consiglio, della Conferenza dei Capigruppo e delle Commissioni consiliari;

Affari legali:

• Provvede alla tutela dei diritti e degli interessi del Comune in qualsiasi sede e forma, curando i rapporti con gli avvocati incaricati della rappresentanza e difesa legale dell'Amministrazione;
• Cura il rimborso delle spese legali sostenute da amministratori per la propria difesa, secondo quanto previsto dalla normativa in materia;

Segreteria del Sindaco e comunicazione:

• Cura le attività di segreteria del Sindaco con tenuta degli appuntamenti, attività di Gabinetto e gestione della relativa corrispondenza;
• Espleta le attività conseguenti alle funzioni attribuite al Sindaco non riconducibili nell’ambito di specifici servizi;
• Cura l'organizzazione e il protocollo del cerimoniale e delle spese di rappresentanza nelle manifestazioni a carattere istituzionale che si svolgono in città e l'eventuale presenza del Gonfalone;
• Tiene l'evidenza e la raccolta di informazioni per le risposte ad interrogazioni e interpellanze di consiglieri comunali;
• Cura la comunicazione pubblica ed i comunicati stampa;
• Collabora con l'Unità operativa Sistema Informativo comunale alla valorizzazione del sito internet comunale per le informazioni relative agli atti amministrativi, ai servizi ed alle iniziative comunali, al bollettino e newsletter;
• Cura la redazione e pubblicazione del Notiziario;